Blog
Công CụBạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý check-in sự kiện bằng mã QR nhanh chóng, chuyên nghiệp và miễn phí? Công cụ dưới đây giúp Ban tổ chức tự động tạo mã QR khách mời, import danh sách từ Excel, quét mã điểm danh theo thời gian thực và xuất báo cáo tham dự cực kỳ đơn giản.
1. Giới Thiệu Giải Pháp Check-in Sự Kiện Bằng Mã QR
Tại các hội thảo, triển lãm, tiệc tri ân hay sự kiện doanh nghiệp, khâu đón tiếp và điểm danh khách mời truyền thống bằng sổ sách thường gây ùn tắc và dễ nhầm lẫn. Hệ thống Check-in sự kiện bằng mã QR trực tuyến giúp Ban tổ chức tối ưu toàn bộ quy trình chỉ trong vài thao tác:- Tự động tạo mã QR khách mời: Nhập thông tin từng người hoặc tải danh sách lên từ file Excel, hệ thống sẽ tự động cấp mã định danh và sinh hình ảnh QR tương ứng.
- Tải ảnh QR tiện lợi: Ban tổ chức có thể tải trực tiếp file ảnh mã QR (`.png`) về máy để chèn vào thiệp mời hoặc gửi qua Zalo/Email cho khách hàng.
- Quét điểm danh qua Camera: Sử dụng trực tiếp Camera trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính để quét mã QR điểm danh tức thì.
- Tìm kiếm linh hoạt: Trong trường hợp khách quên mang mã QR, người đón tiếp có thể gõ Mã ID, SĐT hoặc Tên để check-in thủ công.
- Thống kê thời gian thực (Real-time): Theo dõi chính xác tỷ lệ %, số lượng khách đã đến, khách vắng mặt và mốc thời gian khách có mặt.
- Xuất báo cáo Excel: Sau khi sự kiện kết thúc, dễ dàng tải về file báo cáo chi tiết đầy đủ thông tin điểm danh.
2. Hướng Dẫn Các Bước Vận Hành Cho Ban Tổ Chức
Bước 1: Chuẩn bị danh sách khách mời
Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau để đưa danh sách khách hàng vào hệ thống:- Cách 1 (Nhập thủ công/Tạo nhanh): Điền thông tin vào form “Tạo Mã QR Khách Mời” bên trái và bấm tạo. Hệ thống sẽ tự cấp Mã ID (SK01, SK02…) và hiển thị ngay ảnh mã QR.
- Cách 2 (Import hàng loạt từ Excel): Bấm nút “Mẫu Excel” để tải file định dạng chuẩn, điền danh sách khách hàng vào file rồi bấm nút “Nhập Excel” để tải toàn bộ lên hệ thống.
Bước 2: Gửi mã QR cho khách mời trước sự kiện
Trong cột “Danh Sách Tổng Hợp”, chọn nút “QR” tương ứng với từng khách mời. Cửa sổ hiển thị mã QR nét cao sẽ hiện ra, bấm “Tải Ảnh QR” để lưu về máy và gửi thiệp mời điện tử cho khách hàng.Bước 3: Thực hiện Check-in tại cổng đón tiếp
Khi khách đến sự kiện, nhân viên tiếp đón giơ mã QR của khách trước camera quét trên ứng dụng. Hệ thống sẽ tự động phát cảnh báo “CHECK-IN THÀNH CÔNG” cùng thông tin chi tiết và lưu mốc giờ thực tế.Bước 4: Xuất báo cáo điểm danh sau sự kiện
Bấm nút “Xuất Báo Cáo” trên thanh công cụ để tải file Excel thống kê tình hình tham dự về máy, phục vụ cho công tác tổng kết hoặc chăm sóc khách hàng sau sự kiện.3. Định Dạng File Excel Chuẩn Để Import Dữ Liệu
Để quá trình Import danh sách khách mời vào hệ thống diễn ra chính xác, file Excel cần được sắp xếp theo cấu trúc 5 cột chuẩn dưới đây:| Thứ tự Cột | Tên Cột (Header) | Nội dung minh họa |
|---|---|---|
| Cột A | Mã Khách Mời | SK01, SK02, SK03… (Có thể để trống để tự sinh mã) |
| Cột B | Họ và Tên | Nguyễn Văn A, Trần Thị B… |
| Cột C | Số Điện Thoại | 0901234567, 0987654321… |
| Cột D | Công Ty / Tổ Chức | Công ty ABC, Tập đoàn XYZ… |
| Cột E | Địa Chỉ | TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội… |